リーガルテック株式会社（本社：東京都、代表取締役CEO：平井智之）は、企業が共同研究先や外部専門家と技術情報を共有する際の管理を支援する「技術情報共有管理テンプレート」の提供を開始します。
本テンプレートは、共同研究において「誰に、どの技術情報を、どの段階で、どの条件で開示するか」を整理するための実務資料です。
「リーガルテックVDR」のユーザー・フォルダー単位の権限設定、ダウンロード等の制限、電子透かし、活動ログなどと組み合わせることで、契約締結後の技術情報共有から、研究終了時のアクセス停止・ログ保存までを案件単位で管理できる環境の構築を支援します。
現在、本テンプレートを利用した「リーガルテックVDR」のトライアルを受け付けています。
共同研究では、参加企業や大学、研究機関が、それぞれの技術、ノウハウ、実験データなどを持ち寄る必要があります。
一方で、開示する情報には、未出願の発明、製造条件、配合、設計データ、試作品の評価結果など、企業の競争力に直結する情報が含まれることがあります。
情報を開示しなければ共同研究を進められませんが、必要以上に開示すると、自社技術の流出や、成果の帰属をめぐる問題につながる可能性があります。
このため、共同研究契約やNDAを締結するだけでなく、実際の情報共有において次の事項を管理することが重要です。
一般的なクラウドストレージにも、サービス、契約プラン、設定によって、権限管理や操作ログなどの機能があります。
一方、共同研究では、複数企業・組織に所属する関係者が参加し、研究の進行に応じて開示する情報や参加者が変化します。
メール添付や一つの共通フォルダーによる共有では、誰にどの資料を開示したか、どの資料がダウンロードされたか、参加者の変更後にアクセスが停止されたかを、案件全体で管理しにくくなる場合があります。
「リーガルテックVDR」では、共同研究案件ごとに独立したルームを設け、参加者の役割や研究段階に応じて、フォルダー・資料単位の権限を設定できます。
本テンプレートでは、共同研究における技術情報の共有を次の6段階で整理します。
共同研究契約やNDAを確認し、情報を共有する目的、利用可能な範囲、参加者、共有期間を整理します。
共有対象となる情報を、例えば次のように区分します。
企業、研究機関、研究者、法務・知財担当者、外部専門家などの役割に応じて、閲覧できるフォルダーや資料を設定します。
資料ごとに、閲覧のみ、PDFダウンロード、原本ダウンロード、印刷等の条件を設定します。
必要に応じて、電子透かし、二段階認証、IPアドレスによるアクセス制御などを組み合わせます。
研究段階や参加者の変更に応じて、アクセス権限を見直します。
ファイルの閲覧、ダウンロード、共有、権限変更等の活動ログも必要に応じて確認します。
共同研究終了後は、参加者のアクセスを停止し、必要な活動ログを出力・保存したうえで、ルームや資料の取り扱いを判断します。
共同研究では、開始時点からすべての情報を開示する必要があるとは限りません。
検討段階、契約締結後、実験段階、成果評価段階など、研究の進行に応じて開示範囲を変更することで、必要以上の技術情報開示を抑えられます。
「リーガルテックVDR」では、ユーザー、グループ、フォルダー単位で閲覧・ダウンロード・アップロード等の権限を設定できます。
特に重要な技術資料について、閲覧のみを許可し、原本ファイルのダウンロードや印刷を制限する運用が可能です。
電子透かしを表示することで、閲覧者に機密情報であることを認識させる運用にも利用できます。
これらの機能は、情報漏洩を完全に防止するものではありませんが、不必要な持ち出しや二次利用のリスク低減を支援します。
「リーガルテックVDR」では、ログイン、ファイル閲覧、ダウンロード、共有、権限変更、削除・復元等の活動情報を確認できます。
活動情報には日時、アカウント、IPアドレス等が記録され、Excel形式で出力できます。
これにより、誰がどの資料にアクセスしたかを後から確認し、問題発生時の事実確認や影響範囲の調査に利用できます。
共同研究における技術情報管理では、契約書と共有環境を別々に運用しないことが重要です。
例えば、契約上の開示対象者が特定の研究メンバーに限定されている場合は、VDR上でも同じ範囲にアクセスを限定する必要があります。
また、契約上の秘密保持期間と、システム上の共有期間は同一とは限りません。共同研究が終了した時点でアクセスを停止した後も、契約に基づく秘密保持義務が継続する場合があります。
そのため、少なくとも次の項目を対応させる必要があります。
VDRの導入だけで契約上・法的な要件を満たすものではありませんが、契約内容に沿った情報共有を実行するための環境として活用できます。
「リーガルテックVDR」のトライアルでは、共同研究を想定したルームを作成し、次の操作を確認できます。
トライアルをご希望の方は、以下のフォームからお問い合わせください。
「リーガルテックVDR」は、共同研究、M&A、企業間取引、監査、紛争対応など、重要情報を限定された関係者間で共有するためのVDRサービスです。
細かな権限設定、ダウンロード・印刷等の制限、二段階認証、IPアドレス制御、電子透かし、活動ログなどにより、機密情報の安全な共有と管理を支援します。
「リーガルテックVDR」トライアル・お問い合わせフォーム
https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/