リーガルテック株式会社（本社：東京都、代表取締役CEO：平井智之）は、企業の法務部門が機密情報を社外へ共有する際の権限設定を支援する「機密情報の権限設定テンプレート」の提供を開始します。
本テンプレートは、「誰に、どの資料を、どの条件で開示するか」を案件ごとに整理するための実務資料です。「リーガルテックVDR」のユーザー・グループ・フォルダー単位の権限設定と組み合わせることで、取引先、弁護士、会計士、投資家など、関係者の役割に応じた情報開示を支援します。
現在、本テンプレートを利用した「リーガルテックVDR」のトライアルを受け付けています。
企業間取引、共同研究、M&A、資金調達、監査、紛争対応などでは、社外の複数の関係者へ機密情報を開示する必要があります。
しかし、同じ案件に参加する関係者であっても、業務上必要な情報は同一ではありません。
例えば、M&Aでは、買手候補、仲介会社、弁護士、会計士などが資料を閲覧しますが、それぞれに必要な資料や開示可能な時期は異なります。共同研究でも、契約担当者、研究者、外部専門家によって、閲覧を認める技術情報の範囲は変わります。
共有フォルダーのURLやパスワードを関係者間で共通利用する運用では、必要以上の資料が閲覧されたり、参加者の変更後もアクセスが継続したりする可能性があります。
機密情報の社外共有では、「共有できるか」だけでなく、次の事項を事前に決めておくことが重要です。
本テンプレートでは、案件ごとに次の項目を整理します。
社名、氏名、所属、役割、メールアドレスなどを記録し、機密情報へのアクセスを認める対象者を明確にします。
フォルダーや資料の種類ごとに、誰に閲覧を認めるかを整理します。
関係者全員に同じ資料を開示するのではなく、業務上必要な範囲に限定することを目的としています。
資料ごとに、次の条件を設定します。
閲覧のみ
PDF形式でのダウンロード
原本ファイルのダウンロード
印刷の可否
アップロードの可否
資料の機密度や利用場面に応じて、電子透かし、二段階認証、IPアドレスによるアクセス制御などの要否を整理します。
アクセス開始日と終了予定日を設定し、契約やプロジェクトの終了後も共有状態が継続することを防ぎます。
権限設定を行う担当者と、その内容を確認・承認する担当者を明確にします。
一般的なクラウドストレージにも、サービス、契約プラン、設定によって、ユーザーやフォルダー単位の権限管理機能があります。
一方、VDRは、重要情報を限られた社外関係者へ開示する用途を想定した情報共有環境です。
「リーガルテックVDR」では、案件や取引先ごとに独立したルームを設け、ユーザー、グループ、フォルダー単位で閲覧・ダウンロード・アップロードなどの権限を設定できます。
さらに、次の機能を組み合わせて利用できます。
単にファイルを共有するのではなく、「見せる相手」「見せる資料」「許可する操作」を案件単位で設計できる点がVDRの特徴です。
本テンプレートは、次のような機密情報の共有を想定しています。
「リーガルテックVDR」のトライアルでは、自社の利用場面を想定したルームを作成し、次の操作を確認できます。
トライアルをご希望の方は、以下のフォームからお問い合わせください。
「リーガルテックVDR」は、企業間取引、M&A、共同研究、監査、紛争対応など、重要情報を限定された関係者間で共有するためのVDRサービスです。
細かな権限設定、ダウンロード・印刷等の制限、二段階認証、IPアドレス制御、電子透かし、活動ログなどにより、機密情報の安全な共有と管理を支援します。
「リーガルテックVDR」トライアル・お問い合わせフォーム
https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/