リーガルテック株式会社（東京都港区、代表取締役社長：平井 智之）は、リーガルテックVDR導入企業向けに、食品・化粧品業界のIPO準備に対応した「IPO準備資料共有ワークフロー」の提供を開始した。
本ワークフローは、食品・化粧品企業がIPO（新規株式公開）準備において直面する、品質管理資料・薬事関連資料・知財資料・財務資料・内部統制資料など多岐にわたる機密情報を、主幹事証券会社・監査法人・法律事務所・社内各部門といった関係者ごとに適切に分類・開示・管理するための実務フローである。上場審査プロセスにおける資料管理の煩雑さと情報統制の難しさを支援することを目的としている。
食品・化粧品企業がIPOを目指す際、財務・法務面の整備にとどまらず、業界固有の資料管理上の課題が複数生じる。
食品・化粧品業界では、製品の安全性・品質に関する規制対応が厳格であり、食品衛生法や薬機法（医薬品、医療機器等の品質、有効性及び安全性の確保等に関する法律）に基づく各種資料の整備が求められる。上場審査においては、これらの法令遵守状況を証明する資料が審査対象となるため、品質保証部門・薬事部門・研究開発部門・法務部門・財務部門が保有する資料を横断的に収集・整理する必要がある。
しかし、各部門が独自の管理方法で資料を保持しているケースが多く、資料の所在が分散しやすい。また、主幹事証券会社による引受審査、監査法人による会計監査、弁護士による法務レビューなど、外部関係者が複数にわたるため、誰に対してどの資料をどの段階で開示するかの管理が複雑になる。
さらに、IPO準備は通常1〜3年にわたる長期プロセスであり、その間に資料の更新・差替が繰り返される。版管理が不徹底な場合、審査担当者が旧版の資料を参照するリスクや、開示すべきでない情報が誤って共有されるリスクが生じやすい。加えて、上場審査においては「いつ、誰に、どの資料を開示したか」という証跡の管理が、事後的な説明責任の観点からも重要となる。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 資料分類 | 品質管理、薬事・法令対応、研究開発、知財、財務・税務、契約、人事・労務、内部統制などに分類 |
| 開示段階管理 | 上場準備初期・予備審査・本審査・申請直前など、審査フェーズに応じた段階別管理 |
| 権限設計 | 主幹事証券会社、監査法人、弁護士、社内担当者ごとに閲覧範囲を設定 |
| 閲覧範囲管理 | フォルダ・資料単位で開示対象者を制御し、部門間の情報分離を維持 |
| 閲覧ログ確認 | 重要資料の閲覧状況・アクセス履歴を確認し、証跡として管理 |
| Q&A管理 | 審査担当者からの質問・回答を資料と紐づけて記録・管理 |
| 差替・版管理 | 更新資料・修正版・追加開示資料を管理し、最新版の一元管理を支援 |
| ステータス管理 | 資料提出状況・審査対応状況を可視化し、進捗管理を支援 |
| 分類 | 資料例 |
|---|---|
| 品質保証資料 | 品質管理規程、製造工程管理資料、品質試験記録、クレーム対応記録 |
| 薬事・法令対応資料 | 薬機法関連届出資料、食品衛生法対応資料、成分・原料安全性資料 |
| 研究開発資料 | 製品開発記録、処方設計資料、安全性試験データ、有効性評価資料 |
| 知財資料 | 特許・商標・意匠登録資料、ブランド権利関係資料、ライセンス契約書 |
| 財務・税務資料 | 決算書、事業計画、資金繰り表、税務申告資料 |
| 契約資料 | 製造委託契約、OEM契約、販売代理店契約、取引基本契約 |
| 人事・労務資料 | 組織図、就業規則、役員報酬関連資料、労務管理資料 |
| 内部統制資料 | 内部統制整備状況資料、リスク管理規程、コンプライアンス関連資料 |
本ワークフローの運用を支援するプラットフォームとして、リーガルテック株式会社が提供するM&Aプラットフォーム「リーガルテックVDR」を活用することができる。
リーガルテックVDRは、外部関係者との機密資料の共有において、閲覧権限の細かな設定・閲覧ログの自動記録・資料の追加および差替管理・Q&A対応の記録といった機能を備えており、IPO準備における多層的な情報開示管理の実務フローを支援する基盤として機能する。
主幹事証券会社・監査法人・弁護士など複数の外部関係者が関与するIPO準備において、「誰に、いつ、どの資料を開示したか」という証跡を継続的に管理する環境として活用される。
リーガルテック株式会社では、食品・化粧品業界向けIPO準備ワークフローの提供を皮切りに、医療機器・製薬・バイオ・半導体・化学素材・不動産・建設・金融・ファンドなど、業界別・用途別のワークフローおよびテンプレートを順次拡充していく方針である。M&A・デューデリジェンス、資金調達、監査・内部統制、共同研究・共同開発、ライセンス交渉、訴訟・紛争対応など、企業活動における多様な実務シーンに対応した支援メニューを整備し、企業における資料管理・情報共有・意思決定の高度化を支援していく。