リーガルテック株式会社（本社：東京都、代表取締役CEO：平井智之）は、法務部門が社外へ機密情報を共有する際の管理業務を標準化する「機密情報の社外共有管理ワークフロー」の提供を開始しました。
本ワークフローは、リーガルテックVDRのアクセス制御、ダウンロード制限、電子透かし、操作ログ等の機能を、法務部門の実務に沿って体系化したものです。
NDA締結後の情報開示から、共有中の権限・活動管理、契約終了時のアクセス停止、ログの出力・保存までを一連の運用として支援します。提供開始に合わせて、法務部門向けトライアルの申し込みを受け付けます。
業務委託、共同研究、業務提携、M&Aなどでは、契約書、顧客情報、技術資料、事業計画等の機密情報を社外関係者へ開示する必要があります。
多くの企業ではNDAを締結したうえで、メールやクラウドストレージを使って資料を共有しています。しかし、NDAは情報の取り扱いに関する契約上の義務を定めるものであり、実際の閲覧範囲やダウンロード、共有期限、契約終了後のアクセス停止までを自動的に管理するものではありません。
その結果、次のような課題が生じます。
一般的なクラウドサービスは、社内外におけるファイルの保存、共有、共同編集を効率化するための基盤です。サービスや契約プランによっては、高度な権限管理や監査ログも利用できます。
一方、リーガルテックVDRは、契約書、知的財産、技術資料、DD資料等の重要情報を、必要な相手に必要な範囲だけ開示することを前提としています。
ユーザー・フォルダ単位で閲覧範囲やダウンロード可否を設定し、案件や共有相手ごとに独立したルームを作成できます。日常的な共同編集とは異なる、高い機密性が求められる情報開示に適した環境を提供します。
リーガルテックVDRでは、機密情報の社外共有を次の3つの観点から管理します。
見せ分ける
持ち出しを制限する
後から確認する
リーガルテックVDRでは、機密情報の社外開示に関する活動を、案件・共有相手単位で記録します。
各活動について、日時、アカウント、IPアドレス等を確認でき、活動情報はExcelで出力できます。
ログはルームまたはスペースが存続する限り自動的に消去されません。ただし、ルームまたはスペースを削除した場合は関連ログも削除されるため、削除前のログ出力を推奨しています。
これにより、情報漏洩リスクを事前に低減するとともに、問題発覚後の事実確認、原因調査、社内外への説明を支援します。
本ワークフローは、次のような機密情報の社外共有を想定しています。
リーガルテックVDRでは、法務部門における機密情報の社外共有を想定したトライアルの申し込みを受け付けています。
実際の画面を利用しながら、ルーム作成、ユーザー・フォルダ別の権限設定、ダウンロード制限、活動ログ等を確認いただけます。
機密情報をメールやクラウドストレージで共有しており、共有後の権限・アクセス管理に課題を感じている企業は、ぜひお問い合わせください。
▼リーガルテックVDRのトライアルを希望する
https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/
リーガルテックVDRは、スタートアップから上場企業まで利用できる、重要情報の安全な開示に特化したデータルームです。
契約書、知的財産、DD資料、機密文書等を、必要な相手に必要な範囲だけ開示できます。M&A、共同研究、資金調達、ライセンス、社外取締役との情報共有など、社外関係者への重要情報の開示に利用できます。
容量1GB、ユーザー数無制限で月額3万円から提供し、案件規模に応じて柔軟に設計します。
製品サイト：
https://www.legaltechvdr.jp/