リーガルテック株式会社（東京都港区、代表取締役社長：平井 智之）は、リーガルテックVDR導入企業向けに、金融・ファンド業界における取締役会・投資委員会・株主向け資料共有に対応した「重要会議資料管理テンプレート」の提供を開始した。
本テンプレートは、金融機関・ファンド運営会社において発生する、取締役会資料・投資委員会資料・LP（リミテッドパートナー）向け報告資料・監査資料などの機密情報を、関係者ごとに適切に分類・配布・管理するための実務上の整理フレームである。
資料の配布範囲・閲覧権限・版管理・配布記録の統制が求められる金融・ファンド業界において、重要会議に関わる資料管理の実務課題を体系的に支援することを目的として提供する。
金融機関やファンド運営会社では、取締役会・投資委員会・株主総会・LP向け報告会など、複数の重要会議が定期的に開催される。これらの会議では、未公開の投資案件情報・ポートフォリオ評価・財務報告・リスク情報など、外部への流出が許容されない機密性の高い資料が取り扱われる。
こうした資料管理が難しい理由として、まず関係者の多層化が挙げられる。社内の取締役・執行役員に加え、社外取締役・監査役・外部顧問弁護士・監査法人・LP（出資者）・証券会社・信託銀行など、立場の異なる多数の関係者が関与する。それぞれに対して開示すべき情報の範囲が異なり、誰に何を、どの段階で開示するかの判断と記録が求められる。
次に、資料の版管理と差替対応の煩雑さがある。取締役会資料は会議直前まで修正が入ることが多く、複数の修正版が並行して存在するケースも珍しくない。最新版がどれかが不明確なまま配布が行われると、古い情報に基づいた議論が生じるリスクがある。
さらに、配布記録・閲覧証跡の管理も課題となる。金融機関においては、コンプライアンス上の観点から「誰が、いつ、どの資料を受け取り、閲覧したか」の記録が求められる場面がある。メール添付やファイル共有サービスによる配布では、こうした証跡を体系的に残すことが難しい。
加えて、情報統制の観点から、投資委員会での未決定事項や未公開の案件情報が、関係者以外に流出しないよう、資料の閲覧範囲を厳密にコントロールする必要がある。
本テンプレートでは、金融・ファンド業界における重要会議資料の管理業務を支援するため、以下の内容を整理している。
本テンプレートでは、次のような重要会議資料を想定している。
本テンプレートは、金融・ファンド業界における以下のような場面での活用を想定している。
本テンプレートの運用を支援するプラットフォームとして、リーガルテック株式会社が提供するM&Aプラットフォーム「リーガルテックVDR」が活用できる。
リーガルテックVDRでは、取締役会資料・投資委員会資料・LP向け報告資料などの機密資料を、関係者ごとに設定した閲覧権限のもとで安全に共有できる。資料の閲覧・ダウンロード・印刷の可否をフォルダ・ユーザー単位で細かく設定でき、誰がいつどの資料を閲覧したかの記録が自動的に蓄積される。
また、会議直前の資料差替や追加開示にも対応しており、版管理と配布記録を一元管理できる。社外取締役・監査役・LPなど外部関係者との情報共有においても、開示範囲をコントロールしながら運用できるほか、Q&A機能を活用することで、資料に紐付いた質問・回答の記録管理にも対応可能である。
リーガルテック株式会社では、金融・ファンド向けを含め、医療機器・製薬・バイオ・化学・素材・半導体・IT・SaaS・不動産・建設・エネルギー・インフラ・大学・研究機関など、幅広い業界を対象とした業界別・用途別のワークフローおよびテンプレートを順次拡充していく方針である。
M&A・デューデリジェンス、資金調達、IPO準備、監査・内部統制、共同研究・共同開発、ライセンス交渉、訴訟・紛争対応など、企業が直面する多様な実務局面において、資料管理・情報共有・意思決定を支援するメニューを継続的に整備していく。