リーガルテック株式会社（本社：東京都、代表取締役CEO：平井智之）は、契約やプロジェクトの終了後も機密情報へのアクセスが継続するリスクに対応するため、法務部門向け「機密情報共有終了時チェックリスト」の提供を開始します。
本チェックリストは、取引、共同研究、M&A、業務委託などの終了時に、社外関係者のアクセス停止、共有資料の確認、活動ログの出力・保存、ルームの削除などを漏れなく実施するための実務資料です。
「リーガルテックVDR」の権限管理、活動ログ、利用期限等の機能と組み合わせることで、機密情報の共有開始から終了までを案件単位で管理する運用の構築を支援します。
現在、本チェックリストを利用した「リーガルテックVDR」のトライアルを受け付けています。
機密情報の管理では、共有を開始する際のNDA締結やアクセス権限の設定に注意が集まりやすい一方、契約やプロジェクト終了時の処理が見落とされる場合があります。
契約書上は取引や共同研究が終了していても、メールで送付したファイルやクラウドストレージの共有URL、登録済みのユーザーアカウントなどが、そのまま残っている可能性があります。
その結果、業務上の必要性がなくなった関係者が、引き続き機密情報へアクセスできる状態になることがあります。
特に、次のような場面では注意が必要です。
契約の終了と、システム上のアクセス停止を連動させる運用が必要です。
NDAや共同研究契約では、契約終了後も一定期間、秘密保持義務が継続することがあります。
しかし、秘密保持義務が継続していることと、共有環境へのアクセスを継続させることは別の問題です。
契約終了後に資料を閲覧する業務上の必要性がなければ、原則としてアクセスを停止し、必要な資料やログの保存方法を別途検討する必要があります。
法務部門には、契約書上の期間だけでなく、実際の共有環境における次の期間を管理することが求められます。
本チェックリストでは、契約・プロジェクト終了時に確認すべき項目を、次の6段階で整理しています。
契約、案件、プロジェクト、取引先、参加者、共有期間を確認し、終了処理の対象範囲を特定します。
登録されているユーザーとグループを確認し、アクセスを停止する対象者を整理します。
担当者の変更や退職があった場合は、不要なアカウントが残っていないかも確認します。
対象ユーザーを無効化するなどの方法で、新たな閲覧やダウンロードができない状態にします。
一部の関係者だけ共有を継続する場合は、フォルダーごとの権限を見直します。
共有されていたファイル、フォルダー、バージョン等を確認し、社内で保存すべき資料と、削除対象となる資料を整理します。
契約上の返還・廃棄条件がある場合は、その内容とも照合します。
ログイン、閲覧、ダウンロード、共有、権限変更、削除等の活動情報を確認し、必要なログをExcel形式で出力・保存します。
法令、契約、社内規程、紛争可能性などを踏まえて、ルームを一定期間保管するか、削除するかを判断します。
ルームを削除する場合は、必要なログや資料が保存されていることを事前に確認します。
「リーガルテックVDR」の活動ログは、対象となるルームまたはスペースが存続する限り、自動的には消去されません。
一方、ルームまたはスペースを削除すると、それに関連する活動ログも削除されます。
そのため、ルーム削除後も確認が必要になる可能性がある案件では、削除前に必要な活動ログをExcel形式で出力し、社内の管理環境へ保存することが重要です。
活動ログには、日時、アカウント、氏名、IPアドレス等が記録されます。活動ログをExcel形式で出力した行為自体も活動情報に記録されます。
管理者が個別の活動ログを任意に変更・削除することはできませんが、ルームまたはスペースを削除する権限を持つ管理者が共有環境を削除すると、関連ログも一括して削除されます。
一般的なクラウドストレージにも、サービス、契約プラン、設定によって、共有期限、ユーザー管理、操作ログ等の機能があります。
一方、契約やプロジェクト終了時には、共有URLだけでなく、登録ユーザー、グループ、フォルダー権限、ダウンロード済み資料、活動ログなどを案件単位で確認する必要があります。
「リーガルテックVDR」では、案件や取引先ごとに独立したルームを設け、次の処理をまとめて行えます。
これにより、契約書上の終了手続だけでなく、実際の共有環境を閉じるところまで管理しやすくなります。
共有終了時の作業を担当者個人の判断に任せると、案件によって対応に差が生じる可能性があります。
企業内では、少なくとも次の事項を事前に定めておくことが重要です。
法務部門、事業部門、情報システム部門の役割を明確にし、チェックリストに沿って処理結果を確認する運用が有効です。
「リーガルテックVDR」のトライアルでは、契約やプロジェクトの終了を想定して、次の操作を確認できます。
トライアルをご希望の方は、以下のフォームからお問い合わせください。
「リーガルテックVDR」は、企業間取引、M&A、共同研究、監査、紛争対応など、重要情報を限定された関係者間で共有するためのVDRサービスです。
細かな権限設定、ダウンロード・印刷等の制限、二段階認証、IPアドレス制御、電子透かし、活動ログなどにより、機密情報の安全な共有と管理を支援します。
「リーガルテックVDR」トライアル・お問い合わせフォーム
https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/