リーガルテック株式会社（本社：東京都港区、代表取締役CEO：佐々木隆仁）は、同社が提供する「リーガルテックVDR」が、上場準備を進める製造業企業において取締役会運営の基盤として導入された事例を公開した。これにより、従来の紙資料やメール配布に依存した運営から脱却し、ガバナンス強化と効率化を同時に実現している。
当該企業はIPO準備の過程で、取締役会の資料共有と運営効率に深刻な課題を抱えていた。従来は紙の印刷・配送を中心に運用していたが、社外取締役への情報共有が直前になり議論が深まらない、機密資料の紛失や誤送信リスクが存在する、膨大な印刷・配送コストが発生するなどの問題が顕在化していた。特に外部取締役の増加に伴い、リモート環境でも安全に閲覧できる仕組みが急務となっていた。
複数のサービスを比較した結果、リーガルテックVDRが選定された。
その決め手となったのは以下の点である。
さらに、IPO準備段階で必須となる監査法人や証券会社との資料共有を、同一基盤上で一元的に管理できる点も大きな評価ポイントとなった。
導入後、企業は取締役会運営を以下のように刷新している。
取締役会前：事務局が資料をVDRにアップロードし、取締役は事前にログインして閲覧・コメント可能
この結果、資料準備時間は約40％削減され、情報漏洩リスクは大幅に低減した。また、社外取締役が事前に資料を確認できるようになり、会議での議論の質が向上した。IPO準備における監査対応も効率化し、透明性と説明責任を担保する仕組みが整備された。
リーガルテックVDRは、今回の事例のように取締役会での活用を皮切りに、監査役会や経営会議、株主総会など経営に直結する場面での利用を拡大していく方針である。高セキュリティと低価格を両立させたVDRは、企業のコーポレートガバナンスを支える基盤として、幅広い導入が見込まれている。